Minulta kysyttiin jokin aika sitten, onko vaikeaa ja raskasta coachata useampaa asiakasta samana päivänä ja miten pystyn pitämään niiden sisällöt mielessäni erillään. Hyvä kysymys, jota mietinkin etukäteen, kun näin, miten monta coachattavaa, samantyyppisissä johtamistehtävissä olevaa asiakasta, sain loppuvuodelle ja miten tiiviisti tapaamiset tulisivat sijoittumaan kalenteriini. Aiemmin pitämäni yksilöcochaukset ovat olleet eri aikoihin ja olen viime aikoina valmentanut enemmän tiimejä ja ryhmiä. Jo yksikin coachaustunti saattoi tuntua jälkeenpäin uuvuttavalta, keskityn niin täysin kuuntelemaan asiakasta ja nostamaan esiin keskustelua syventäviä kysymyksiä.
Nyt kun ensimmäinen kuukausi ja reilu parikymmentä tapaamista on jo takana, voin todeta, että usean asiakkaan coachaaminen samana päivänä on sujunut hyvin. Olen yhtä fokusoitunut jokaiseen (otan max kolme samalle päivälle) päivän aikana tapaamaani asiakkaaseen ja olo on yhtä paljon kaikkeni antanut yhden kuin kolmenkin tapaamisen jälkeen. Miten se on mahdollista?
Prosessini tapaamisten hallintaan
Etukäteen suunnittelemani ja noudattamani tapa pitää peräkkäisiä lähitapaamisia on seuraavanlainen:
Jätän jokaisen tapaamisen väliin tauon, toisen ja kolmannen väliin pitemmän, jolloin käyn esim. syömässä. Ensimmäisen tapaamisen jälkeen käyn läpi tapaamisen aikana tekemäni muistiinpanot, jotka sisältävät myös asiakkaan kertoman yhteenvedon ja palautteen tapaamisesta. Kirjoitan niiden perään omat ajatukseni ja huomioni, myös omasta osuudestani. Sen jälkeen tietoisesti suljen tapaamisen mielestäni toistaiseksi ja avaan muistikirjastani sivun seuraavaa asiakasta varten. Käyn tässä kohtaa vielä kerran läpi ko. seuraavan henkilön edellisen tapaamisen muistiinpanot ja suunnittelen hieman keskustelua, jättäen sen kulun suunnan ja myös keskustelun aiheen valinnan asiakkaalle. Teen siirtymisen asiakkaasta toiseen korostetun tietoisesti. Siirryn myös yleensä toiseen neuvotteluhuoneeseen. Ennen tapaamista on aina pieni hetki, jolloin vain olen ja rentoutan mieleni.
Coaching on coachille, ja sen mukaan, miten asiakas keskusteluun heittäytyy, myös asiakkaalle, intensiivinen tilanne, yleensä yksi tunti, jossa on molempien syytä pysyä skarppina. Olen iloinen huomatessani, miten tapaamiset ja niihin keskittyminen tukevat toisiaan ja kantavat tapaamisten yli niin, että jokaisesta keskustelusta jaksaa olla innostunut ja kiinnostunut ja niihin pystyy antamaan tämän kaltaisessa executive-tason coachauksessa myös omia kokemuksiaan, vinkkejään ja havaintojaan.
Toisaalta, vaikka coaching on aivan oman taiteen lajinsa, rehellisyyden nimissä on syytä mainita, että sain oppia jo heti valmistumiseni jälkeen pitämään asiat erillään toisistaan ja siirtymään niihin keskittyneenä, ensin oikeuden istunnoissa asiakasyritysten asioita ajaen ja sen jälkeen auskultoiden, jolloin toimin oikeudessa puheenjohtajan tehtävissä antaen tuomioita ja muita oikeuden päätöksiä. Silloinkin, vaikkakaan ei täysin coachingin vaatimalla intensiivisyydellä, oli syytä pysyä skarppina ja fokusoituneena, kuunnella asianosaisia ja todistajia huolella, jokaisessa päivän mittaan eteen tulevassa jutussa erikseen. Samoin olen hyötynyt valmistautumisesta ja fokuksesta yritysten monissa kokouksissa ja muissa päätöstentekotilanteissa tai kun tapasin tiimini jäseniä ja tuin heitä heidän työssään.
Vinkkilista työasioiden hallintaan
- Pyri hoitamaan tehtävät yksi kerrallaan, kuhunkin tehtävään keskittyen. Fokus!
- Siirry tehtävien aikana ja jälkeen muihin asioihin tietoisesti ja tarvittaessa palaa sitten tietoisesti takaisin aiempaan tehtävään.
- Pidä kalenterissasi puskuriaikaa ja myös aikaa tehtävien suunnittelulle.
- Ole vahvasti läsnä, kun kuuntelet ja kysy, älä oleta. Kuuntele myös itseäsi.
- Tee kohtaamisista vuorovaikutteisia. Anna itsellesi ja muille palautetta heti tehtävien jälkeen ja pyydä sitä myös itsellesi.
(Yllä oleva kuva on neuvotteluhuoneesta, jossa pidin tänään päivän toisen coachauksen.)